Delegování práce je velké téma ve všech firmách bez ohledu na to, jak jsou velké nebo jak dlouho jsou na trhu. Postupem doby každý majitel či manažer zjistí, že opravdu nemůže dělat všechno sám, a pak přijde na čas delegování povinností.  

Než se pustíte do delegování svých úkolů na kolegy, měli byste se ujistit, že celou problematiku správně chápete. Delegování úkolů rozhodně není odsouvání úkolů, které vás nebaví, na úkor vašich kolegů či podřízených. Delegování je kromě samotného přenesení práce také přenesení pravomocí a odpovědnosti. Delegování můžete vnímat i jako projev důvěry. Zkrátka a dobře, je potřeba k němu přistupovat s rozmyslem, jinak nemůže fungovat. 

Vytvořte situaci výhodnou pro obě strany 

Zcela rozhodující je způsob zadání úkolu. Úkol prezentujte jako vzrušující výzvu, příležitost vyzkoušet si něco nového a vyniknout. Rozhodně tak získáte rychleji a snáze to, co chcete. 

Vaši podřízení by měli chápat, že smyslem delegování práce je uvolnění vašich kapacit pro jinou důležitou činnost. Nikdy v nich nevzbuzujte pocit, že pouze plní povinnosti, do kterých se vám nechce. Proto jim také nezadávejte pouze rutinní až robotickou práci. Naopak na ně delegujte úkoly, které jim dají příležitost růst a rozvíjet se. 

Vyberte správného člověka 

Aby bylo delegování úspěšné, je potřeba si zvolit správného zástupce. Když totiž vyberete člověka, který práci nedokáže odvádět podle vašich představ, můžete vinit jen sami sebe. Dlouhé zaučování zabere spoustu času vám i vašemu podřízenému, o kterého navíc pod tlakem situace můžete i přijít. Stejně tak není příliš motivační mu práci po chvilce vzít a delegovat ji na někoho jiného. Co byste měli vzít při výběru vždy v úvahu? 

Schopnosti 

V ideálním případě budete mít v týmu specialistu, kterému můžete práci předat. Pokud ne, musíte zvážit schopnosti každého jednotlivce. Jaká je úroveň jeho znalostí a zkušeností? Jak dlouho bude trvat jeho trénink? Bude schopen pracovat samostatně? 

Čas 

Dalším kritériem pro výběr vhodného člověka je jeho pracovní vytížení. Promluvte si s předvybranými kandidáty o jejich pracovní náplni a potom zvažte, kdo bude nejlepší. Ptejte se, jak moc jsou časově vytížení? Mají dost času se věnovat úkolu? A pokud jim úkol svěříte, nebude to na úkor kvality jiné práce? 

Přístup 

Nejdůležitější je motivace. Vybraný kandidát může být schopný a mít prostor pro další úkol, ale pokud nechce rozvíjet své schopnosti, nic s tím neuděláte. Zamyslete se nad tím, co od práce očekává? Je motivovaný, nebo demotivovaný? Má tah na branku? A v neposlední řadě, je daný úkol v souladu s jeho kariérními cíli? 

I když vybraný kolega splní všechna uvedená kritéria, počítejte s tím, že bude potřebovat k práci na úkolu více času než vy. 

Jak na samotné delegování? 

Když už víte, co a na koho chcete delegovat, měli byste se také zamyslet nad tím, jak to prakticky provést. Ideální je, když přijmete delegování jako svůj způsob manažerského myšlení. Postupujte pak v následujících krocích: 

Cíl úkolu 

Stanovte si cíl a definujte svá očekávání, abyste později mohli cíle měřit. Cíl by měl být vždy konkrétní a měřitelný. Pověřené osobě konkrétně popište výsledek, kterého chcete dosáhnout. 

Kompetence 

Delegujte přesně definované pravomoci. Podřízený by měl vědět, jestli má čekat na vaše pokyny a pak podle nich postupovat, nebo má pracovat samostatně a pouze vám průběžně dávat informace, jak pokračuje. Případně jestli vás zajímá pouze výsledek. 

Podpora 

Připravte se na to, že budete muset odpovědět na spoustu otázek. Průběžně kontrolujte, jak pověřenec postupuje a dávejte mu konstruktivní zpětnou vazbu. Nikdy se nenechávejte překvapit, jak projekt dopadne. Důvěřujte, ale zpovzdálí všechno sledujte. 

Výběr úkolu a pověřené osoby, způsob delegování, s tím vším si musíte poradit sami. S konkrétním procesem delegování úkolů vám však může pomoci některý z online nástrojů, které obsahují plánovače. Ty vám umožní vytvořit jasné zadání, vybrat termín a přiřazení úkolu odpovědné osobě. 

Díky tomu budete mít přehled o tom, kdo, co a jak dlouho dělá. Případně se budete moci rozhodnout o tom, jak pokračovat v delegování práce dál.