Pro většinu firem je archivace dokumentů víc než jen administrativní povinnost. Chrání vás při kontrolách, sporech a dohledávání starších dokumentů. V článku vám vysvětlíme, co po vás vyžaduje legislativa, jaké dokumenty musíte uchovávat a jak vést archivaci, která vás nebude stát čas ani peníze navíc.
Co říká zákon?
Archivaci dokumentů v Česku upravuje zákon č. 499/2004 Sb. o archivnictví a spisové službě, který doplňuje i zákon o účetnictví (zákon č. 563/1991 Sb.) a zákon o DPH (zákon č. 235/2004 Sb.). Kromě toho, že máte povinnost dokumenty uchovávat po stanovenou dobu, je nutné mít elektronické dokumenty kdykoliv k dispozici v čitelné podobě a chránit je před ztrátou a poškozením. Pokud dokumenty archivujete, ale nedokážete je dohledat, tak zákonnou povinnost nesplňujete. To může být pro mnoho firem kamenem úrazu.
Jak archivovat dokumenty bez chaosu a legislativně správně
Nad archivací nepřemýšlejte stylem „kam dokumenty uložím“, ale hlavně „jak s nimi budu pracovat za pět a deset let“.
Archivujte ze zákona dokumenty správně dlouho
Na délku archivace neexistuje jedna univerzální lhůta, každá ze čtyř níže uvedených kategorií dokumentů má svá pravidla.
1. Zákon o účetnictví a zákon o DPH nařizují uschování:
- 5 let pro účetní doklady a knihy, inventurní soupisy, účtový rozvrh, odpisové plány a účetní záznamy dokládající formy vedení účetnictví.
- 10 let pro účetní závěrku, výroční zprávu a všechny daňové doklady.
2. Dle zákona o organizaci a provádění sociálního pojištění (zákon č. 582/1991 Sb.) platí lhůty na archivaci:
- 3 roky pro stejnopisy evidenčních listů,
- 6 let na seznamy společníků a členů statutárního orgánu a dozorčí rady u obchodní společnosti,
- 10 let pro mzdové listy u zaměstnanců, kteří pobírají starobní důchod,
- 45 let na mzdové listy a účetní záznamy důležité pro důchodové pojištění.
3. Dokumenty k trvalému uchování jménem archiválie:
Specifickou kategorií jsou archiválie. Zákon o archivnictví a spisové službě (zákon č. 499/2004 Sb., příloha č. 1) stanovuje, že se nelikvidují. Povinnost uchovávání mají obchodní společnosti, družstva, notáři a některá politická uskupení. Na OSVČ se tato nutnost nevztahuje.
Mezi archiválie patří například dokumenty o vzniku a zániku firmy, majetkové a finanční dokumenty, podklady související s předmětem podnikání. Dokumenty k trvalému uchování mají často právní a historickou hodnotu, tudíž pokud dojde k jejich zničení bez souhlasu státního archivu, může vaší firmě hrozit poměrně vysoká pokuta.
4. Stavební a projektová dokumentace
Tento typ musí vlastník uchovávat po celou dobu, kdy stavba existuje, což jsou v praxi desítky let. Ve firmách jde často o jednu z nejproblematičtějších sekcí archivace. Proč? Bývá objemná, nepřehledná, a tudíž náročná na správu.
Buďte důslední v třídění a značení
Archiv je tak dobrý, jak dobře a rychle se v něm orientujete. Bez jasné struktury budou všechny vaše firemní dokumenty jen jeden velký chaos.
Fyzické dokumenty označte podle struktury:
- druh dokumentu (smlouva, obdržená faktura),
- časové období (rok, měsíc, kvartál),
- konec archivace dokumentu (termín, kdy má dojít ke skartaci).
U elektronických dokumentů je situace trochu jiná. Soubory nestačí jen uložit, musíte:
- opatřit elektronické archiválie metadaty (datum vytvoření, autor dokumentu, klíčová slova…),
- mít dokument strojově čitelný pomocí OCR vrstvy,
- zachovat věrohodnost původu a neporušenost obsahu.
Důvěryhodnosti u digitalizovaných dokumentů lze dosáhnout pomocí elektronického podpisu, EDI (elektronickou výměnou dat) či pečetí.
Tip: Elektronická archivace je technicky i legislativně na dobré cestě a v mnohém předčí papírové archivy, přesto se ji společnosti brání. Nechte si poradit od profesionálů jak na archivaci například zde.
Likvidujte dokumenty podle stanovených termínů
Jakmile uplyne zákonná lhůta, můžete archivované dokumenty zlikvidovat. Tím však není myšleno pouhé vyhození do koše. Bezpečným způsobem je skartace (fyzické zničení dokumentů), po které není možné zničený obsah obnovit.
Na skartaci nepotřebujete žádné povolení. Zcela stačí, že jste splnili archivační lhůtu dokumentů. Problém nastává, když skartaci provedete dříve. V takovém případě vám hrozí vysoká pokuta od finančního úřadu.
Legislativně správně nastavená archivace nemá být pro firmu zlo. Jde o správně nastavený proces, který vám ušetří čas, sníží rizika pokut při kontrolách či ztrátu důležitých dokumentů a dodá jistotu, že budete mít vše co potřebujete plně k dispozici.
Zdroje:
Zdroj obrázku: Ralf Geithe / stock.adobe.com